Papierdokumente rechtssicher scannen

 

Unternehmen, die Papierdokumente scannen und digitalisieren möchten, haben auch einige rechtliche Aspekte zu beachten.

Laut einer Bitkom-Studie laufen bei einer Vielzahl von Unternehmen noch mindestens die Hälfte aller Prozesse in Papierform ab. Viele Unternehmen investieren aktuell in die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse – erklären dies sogar zur Chefsache.

Der Vorstandsvorsitzende des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management bei Bitkom, Jürgen Biffar, sieht viele Vorteile für Unternehmen die auf den Zug der Digitalisierung aufspringen. Als zentrale Mehrwerte nennt Biffar die schnellere und effizientere Gestaltung von Geschäftsprozessen, Kosteneinsparungen, sowie die Schonung der Umwelt.

Die Unsicherheit bezüglich der Rechtskonformität ist einer der größten Bremsen der Digitalisierung. Dieser Artikel soll Ihnen Wege aufzeigen und Ihnen helfen, sich dem Thema "Digitale Verarbeitung von dokumentenbasierten Informationen" zu nähern.

Es gibt einige wichtige Punkte die Unternehmen bezüglich des rechtssicheren Scannens beachten sollten

Die GoBD beschreibt die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" sowie zum Datenzugriff. Ein Augenmerk beim rechtskonformen Scannen liegt Nachvollziehbarkeit und sicheren Ablage der digitalisierten Dokumente (Digitalisat).

Beginnen Sie mit der Digitalisierung von Dokumenten, so müssen Sie sich auch direkt mit dem Thema „Wiederfinden“ der digitalen Informationen beschäftigen. So trivial sich dies auch anhören mag, im Vergleich zur Papierablage ändern sich grundsätzliche Strukturen. Ein Dokument im falschen Format am verkehrten Ort abgelegt kann (auch) bei einer digitalen Suche schwer zu finden sein. Laut IDC-Studie leidet gar die Produktivität eines Unternehmens, wenn die digitalen Dokumente nicht schnell und einfach gefunden werden. Automatisierte Speicherprozesse und Volltextindizes helfen hier die Produktivität hoch zu halten.


Auf das Scannen von Papierdokumenten geht die GoBD im Detail ein. Die wichtigsten Auszüge für Sie im Überblick:

1. Den Scanprozess in einer Verfahrensdokumentation beschreiben

Im Abschnitt „9.3. Elektronische Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang)“ werden konkrete Vorgaben formuliert. Unternehmen müssen das Scanverfahren, also den Scanvorgang an sich, dokumentieren. Hierzu wird Unternehmen vorgeschrieben, eine Organisationsanweisung zu erstellen. Diese sollte grundsätzliches Fragen nach dem „Wer, Wann, Wie, Was“ beschreiben. Außerdem sollte pro zu scannendem Dokumententyp beschrieben sein, ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung notwendig ist. Natürlich ist auch noch wichtig zu beschreiben, wie die Scanqualität und Vollständigkeit sichergestellt und kontrollierbar ist.

2. Die Aufbewahrung der Digitalisate

Wie die Digitalisate aufzubewahren sind, wird im Abschnitt „9.2. elektronische Aufbewahrung“ ausgeführt: „Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch erfasst (scannen), ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird.“

Eine besondere Bedeutung kommt hier der Indexierung zu. So ist es für bestimmte Dokumententypen verpflichtend, jedes digitale Dokument mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index (etwa einer Belegnummer oder ID) zu versehen. Dieser Index muss über die gesamte Dauer der Aufbewahrung dem entsprechenden Dokument zugewiesen sein.

Außerdem besteht die Verpflichtung nachweisen zu können, dass das gezeigte Digitalisat mit dem Original bildlich übereinstimmt.

3. Unveränderbarkeit des Digitalisates

Die Unveränderbarkeit der digitalisierten Dokumente ist eine wesentliche Anforderung der GoBD. Grundsätzlich gilt, dass aufbewahrungspflichtige, digitale Dokumente nicht auf eine Weise verändert werden dürfen, die es unmöglich macht, den ursprünglichen Inhalt festzustellen. Sollten Veränderungen vorgenommen werden, müssen diese eindeutig protokolliert werden.

Dieser Anforderung kann das Unternehmen auf unterschiedlichster Art und Weise nachkommen. Die Erfüllung ist oft einfacher als es auf den ersten Blick scheint. Die Aussage einiger Anbieter, dass nur ein vollwertiges und teures Dokumenten-Management-System die Anforderung erfüllen kann, ist schlichtweg falsch. Eine reine Ablage eines PDF auf einer Festplatte ist hier allerdings meist auch nicht die richtige Lösung. Ein Mix aus automatisierter Dokumentation, Backup, Speicherformat, elektronischer Signatur und organisatorische Maßnahmen wie Zugriffsrechte sind denkbar und ergeben eine wirtschaftliche Lösung für jedes Unternehmen.

 
Fazit

Um Papier GoBD-konform zu Scannen, reicht es also nicht aus einfach nur einen Scanner zu bemühen und die damit erzeugten PDF-Dokumente im Unternehmensnetzwerk zu speichern.

Neben rein organisatorischen Maßnahmen und der Dokumentation des Verfahrens, benötigt das Unternehmen vor Allem eine spezialisierte Softwarelösung. Diese muss den Scanprozess vereinheitlichen, nachvollziehbar und unanfällig für Benutzerfehler machen.

Eine Prüfung der Vollständigkeit der dann vorliegenden gescannten Dokumente sollte durch eine Validierungsstelle ermöglicht werden. Die erzeugten Digitalisate müssen in einem rechtskonformen Format gespeichert werden.

Eine Suche der gescannten Dokumente sollte für die Benutzer einfach und schnell möglich sein. Für eine effektive Suche ist die Recherche nach relevanten Metadaten, aber vor Allem auch die Suche im Volltext der Digitalisate wichtig.

Bei der Auswahl des zu verwendenden Scanner ist vor Allem auf die Scanqualität zu achten. Doppeleinzugskontrolle und die Ablage im Multipage Tif Format sind heute nahezu bei allen Dokumentenscannern Standard.

So digitalisieren Unternehmen ihre Papierdokumente effizient

Es gibt heute viele mögliche Hardwareoptionen mit dem sich Papier scannen lässt. Angefangen mit kleinen Arbeitsplatzscannern, über multifunktionale Drucksysteme bis hin zu leistungsstarken Volumenscannern und Scanstrassen. Auch das Fotografieren von Papier ist in manchen Bereichen eine Option.

Welche ist aber jetzt die richtige Hardware für das interessierte Unternehmen? Diese Frage ist nicht ganz einfach zu beantworten, denn dazu sind die Prozesse genauer zu betrachten. Häufig lassen sich bereits verfügbare Hardwareprodukte in die Strategie einbinden. Die IT-SCom arbeitet mit den führenden Scannerherstellern zusammen und kann so neutral beraten. Die für das Unternehmen beste Lösung kann selbstverständlich auch über die IT-SCom bezogen werden.

Viel wichtiger als die Scannerhardware ist jedoch die richtige Auswahl an Software, die die Scanprozesse steuert. Werfen Sie ein besonderes Augenmerk auf das Lizenzmodell des Anbieters. Lizensierungen pro Scanner oder gar pro verarbeiteter Seite lassen die Kosten für die Software schnell explodieren. Die Software sollte über eine leistungsstarke Texterkennung (OCR) verfügen, unabhängig vom Scannerhersteller sein, alle wichtigen und geforderten Funktionalitäten enthalten und die vom Gesetzgeber geforderten Ablageformate erzeugen können.

Eine in Europa marktführende Software-Suite besteht aus drei Bausteinen: Convert2PDF, dem Digital Process Client und dem dateiAGENT. Die drei Bausteine verzahnen optimal ineinander und erfüllen die Anforderungen der GoBD. Dabei ist die Software beliebig skalierbar und ausbaubar. So ist sie für das Kleinunternehmen genauso einsetzbar wie für den Konzernkunden.

Convert2PDF:
Dokumente von einem beliebigen Scanner oder aus einem Emailpostfach entgegen nehmen, verarbeiten und im richtigen Endablageformat speichern. Auch eine direkte Übergabe an die Unternehmenssoftware, oder die direkte Übergabe an DATEV ist möglich.
Weitere Informationen unter: Convert2PDF

Digital Process Client:
Automatische Erkennung von Dokumententypen oder Absendern. Weiterhin ist ein vollautomatisches Auslesen von Werten möglich, bzw. der Benutzer kann die Dokumente prüfen und mit Metadaten ergänzen.
Weitere Informationen unter: Digital Process Client

dateiAGENT:
Suchen und finden von Dokumenten blitzschnell. Recherchieren Sie in Ihrem Scans nach enthaltenen Text (Volltextrecherche) und Metadaten. Verarbeiten, stempeln oder signieren Sie Dokumente. Legen Sie Dokumente auf Wiedervorlage und lassen Sie sich bei Fälligkeit einfach daran erinnern.
Weitere Informationen unter: dateiAGENT


 
Papierstapel_200x2001

Scannen

Papier scannen und aufbereiten. Werte automatisiert auslesen.
Strukturdiagramm DPC2

Verarbeiten

Scan validieren, Metadaten anreichern, Workflows zur Freigabe
Ordner_300x2003

Ablegen

An Endanwendung übergeben oder im Netzwerk speichern.
Nadel im Heuhaufen_200x2004

Suchen

Schnelle und effiziente Suche von Dokumenten.

 
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